工作流程
工作流程
从接受需求到结项归档,流程分为六个明确阶段。每一阶段的范围、产出与审批节点均事先确定。
总体流程
- 01
需求与初步评估
接受需求,评估范围与优先级。首次评估沟通免费。
- 02
范围界定与规划
服务范围、阶段划分与审批节点以书面形式确定并提交审批。
- 03
流程管理
沟通、文件、翻译与协调工作按既定方案推进。
- 04
报告与结项
流程定期汇报;完成后全部记录与文件移交贵司。
各阶段
详细工作流程
每一阶段的范围、具体工作与阶段产出均事先定义。前一阶段未完成,不进入下一步。
- 01
项目受理与初步评估
就范围与紧迫程度评估需求,确认服务的适配性。
首先了解企业的经营领域、产品类别以及中方现有合作关系的状态。需求归属哪一项服务、将包含哪些阶段,均依据这一评估确定。
初步评估沟通免费且不构成约束。若需求不在咨询范围之内,将在沟通结束时如实告知。
阶段产出
- 初步评估说明
- 适用服务范围的确定
- 02
范围界定与报价
服务范围、阶段、产出与审批节点以书面形式确定。
范围文件分栏列明哪些工作包含在内、哪些不在范围之中。阶段日程、汇报频率以及各决策节点需要谁的批准,均在该文件中载明。
范围文件未获批准前不启动工作。如需变更范围,修订后的范围将再次提交审批。
阶段产出
- 书面范围文件
- 阶段日程表
- 服务费报价
- 03
沟通机制的建立
以贵司名义建立企业化沟通渠道,并正式告知相关方。
与中方相关企业的往来函件集中于同一渠道。相关企业将收到正式通知,明确此后沟通均通过该渠道进行。
贵司一方同样指定唯一的授权对接人。需要决策的事项转交该对接人,属于知会性质的内容则汇总于定期报告中。
结合时差确定共同工作时段,并为需当日转达的事项设定优先顺序。
阶段产出
- 企业化沟通渠道
- 对接人与权限界定
- 共同工作日程
- 04
文件与翻译流程
合同、形式发票、规格书与官方文件流程以统一术语推进。
审阅现有文件材料,找出缺失或存在歧义的条款,连同应向对方提出的问题一并形成报告。
翻译工作建立项目术语表并在全程维护。进入生产环节的关键文件另行固定其中文版本。
需办理官方手续的文件提供宣誓翻译。公证与海牙认证由相关主管部门另行办理;我方准备文件材料并以贵司名义跟进。
阶段产出
- 翻译完成的文件材料
- 项目术语表
- 官方手续跟踪记录
- 05
采购与生产协调
报价轮次、下单流程与生产日程按既定检查节点跟踪。
若供应商调研在范围之内,候选企业依据登记资料核验并以比较方式出具报告。选择权归贵司所有。
在报价环节,包装、最小起订量、模具费、付款条件与交期先于单价确定,从而使各方报价真正具备可比性,并避免费用在后续重新出现。
下单之后,样品确认、开工与交期确认作为独立检查节点跟踪。日程出现偏差时,连同原因一并报告。
阶段产出
- 比较式报价表
- 已确定的订单条件
- 生产跟踪日程
- 06
收尾协调、报告与结项
流程定期汇报;完成后全部记录与文件予以移交。
汇报频率在范围文件中确定。报告分栏列明已完成事项、待办事项以及需贵司决策的内容。
发货阶段核查所需文件材料是否齐备,并与物流服务商完成文件对接。运输与清关不在服务范围之内。
流程中形成的往来记录、译文与审批记录统一归档。结项时全部档案移交贵司。
阶段产出
- 阶段性进度报告
- 完整的文件与往来档案
- 结项评估
工作原则
贯穿全程的基本准则
以书面记录为准
口头达成的决定以书面摘要确认,出现分歧时双方依据同一文本。
决策权归贵司
方案连同理由一并呈报;供应商选择与商业决策由贵司作出。
范围明确
不在范围内的事项事先说明。范围变更需重新审批。
模块化结构
各项服务可单独委托,任何阶段均可转为整体方案。