Çalışma süreci
Çalışma Sürecimiz
Süreç, talebin alınmasından dosyanın kapatılmasına kadar tanımlı altı aşamada yürütülür. Her aşamanın kapsamı, çıktısı ve onay noktası önceden bellidir.
Genel akış
- 01
Talep ve ön değerlendirme
Talep alınır, kapsam ve öncelikler değerlendirilir. İlk değerlendirme görüşmesi ücretsizdir.
- 02
Kapsam ve planlama
Hizmet kapsamı, aşamalar ve onay noktaları yazılı olarak tanımlanır ve onaya sunulur.
- 03
Süreç yönetimi
İletişim, evrak, tercüme ve koordinasyon adımları tanımlı plan doğrultusunda yürütülür.
- 04
Raporlama ve kapanış
Süreç düzenli olarak raporlanır; tamamlandığında tüm kayıt ve evrak firmanıza devredilir.
Aşamalar
Ayrıntılı iş akışı
Her aşamanın kapsamı, yürütülen çalışmalar ve aşama sonunda ortaya çıkan çıktılar önceden tanımlanır. Bir aşama tamamlanmadan sonraki adıma geçilmez.
- 01
Projenin alınması ve ön değerlendirme
Talep, kapsam ve aciliyet bakımından değerlendirilir; hizmetin uygunluğu tespit edilir.
İlk aşamada firmanın faaliyet alanı, ürün grubu ve Çin tarafındaki mevcut ilişkinin durumu tespit edilir. Talebin hangi hizmet kapsamına girdiği ve hangi aşamalardan oluşacağı bu değerlendirmeye göre belirlenir.
Ön değerlendirme görüşmesi ücretsizdir ve bağlayıcı değildir. Talep danışmanlık kapsamı dışında kalıyorsa bu husus görüşme sonunda açıkça bildirilir.
Aşama çıktıları
- Ön değerlendirme notu
- Uygun hizmet kapsamının belirlenmesi
- 02
Kapsam tanımı ve teklif
Hizmet kapsamı, aşamalar, çıktılar ve onay noktaları yazılı olarak tanımlanır.
Kapsam belgesinde hangi işlerin dahil olduğu ve hangilerinin kapsam dışında kaldığı ayrı başlıklar altında belirtilir. Aşama takvimi, raporlama sıklığı ve karar noktalarında kimin onayının gerekeceği bu belgede yer alır.
Süreç, kapsam belgesi onaylanmadan başlatılmaz. Kapsam değişikliği gerektiren durumlarda revize kapsam yeniden onaya sunulur.
Aşama çıktıları
- Yazılı kapsam belgesi
- Aşama takvimi
- Ücret teklifi
- 03
İletişimin kurulması
Firma adına kurumsal iletişim kanalı kurulur ve muhatap taraflar resmî olarak bilgilendirilir.
Çinli muhatap firmalara yönelik yazışma trafiği tek bir kanal üzerinde toplanır. Muhatap firmalar iletişimin bu kanal üzerinden yürütüleceği konusunda bilgilendirilir.
Firma tarafında da tek bir yetkili muhatap belirlenir. Karar gerektiren başlıklar bu kişiye iletilir; bilgilendirme nitelikli konular düzenli raporlarda toplanır.
Zaman farkı gözetilerek ortak çalışma bandı tanımlanır. Aynı iş günü içinde iletilmesi gereken talepler için öncelik sırası belirlenir.
Aşama çıktıları
- Kurumsal iletişim kanalı
- Muhatap ve yetki tanımları
- Ortak çalışma takvimi
- 04
Evrak ve tercüme süreçleri
Sözleşme, proforma, şartname ve resmî evrak süreçleri tutarlı bir terminolojiyle yürütülür.
Mevcut belge seti incelenerek eksik veya yoruma açık maddeler tespit edilir. Tespitler, karşı tarafa yöneltilecek sorularla birlikte raporlanır.
Tercüme çalışmasında proje bazlı terim listesi oluşturulur ve süreç boyunca korunur. Üretim tarafına giden kritik dokümanların Çince sürümü ayrıca sabitlenir.
Resmî işlem gerektiren belgelerde yeminli tercüme sağlanır. Noter onayı ve apostil ilgili resmî kurumlarca yapılan ayrı işlemlerdir; evrak seti hazırlanarak süreç firma adına takip edilir.
Aşama çıktıları
- Tercüme edilmiş belge seti
- Proje terim listesi
- Resmî işlem takip kaydı
- 05
Tedarik ve üretim koordinasyonu
Teklif turları, sipariş süreci ve üretim takvimi tanımlı kontrol noktaları üzerinden izlenir.
Tedarikçi araştırması kapsamdaysa aday firmalar kayıt üzerinden doğrulanır ve karşılaştırmalı olarak raporlanır. Seçim kararı firmaya aittir.
Teklif turlarında ambalaj, asgari sipariş miktarı, kalıp bedeli, ödeme koşulu ve termin başlıkları birim fiyattan önce sabitlenir. Böylece gelen teklifler gerçekten karşılaştırılabilir hale gelir ve sonradan ek maliyet çıkması önlenir.
Sipariş verildikten sonra numune onayı, üretim başlangıcı ve termin teyidi ayrı kontrol noktaları olarak izlenir. Takvimde sapma görüldüğünde gerekçesiyle birlikte raporlanır.
Aşama çıktıları
- Karşılaştırmalı teklif tablosu
- Sabitlenmiş sipariş koşulları
- Üretim takip takvimi
- 06
Final koordinasyonu, raporlama ve kapanış
Süreç düzenli olarak raporlanır; tamamlandığında tüm kayıt ve evrak firmaya devredilir.
Raporlama sıklığı kapsam belgesinde tanımlanır. Raporlarda tamamlanan adımlar, bekleyen başlıklar ve firmadan beklenen kararlar ayrı ayrı belirtilir.
Sevkiyat aşamasında gerekli belge setinin eksiksizliği kontrol edilir ve lojistik firmasıyla evrak koordinasyonu sağlanır. Taşıma ve gümrükleme işlemleri kapsam dışındadır.
Süreç boyunca oluşan yazışma kayıtları, tercümeler ve onay kayıtları dosyalanır. Dosya kapatıldığında bu arşivin tamamı firmaya devredilir.
Aşama çıktıları
- Dönemsel durum raporları
- Tam evrak ve yazışma arşivi
- Kapanış değerlendirmesi
Çalışma ilkeleri
Süreç boyunca geçerli esaslar
Yazılı kayıt esası
Sözlü görüşmelerde alınan kararlar yazılı özetle teyit edilir. Anlaşmazlık halinde taraflar aynı metne bakar.
Karar yetkisi firmada
Seçenekler gerekçeleriyle sunulur; tedarikçi seçimi ve ticari kararlar firmanıza aittir.
Tanımlı kapsam
Kapsam dışında kalan başlıklar baştan belirtilir. Kapsam değişikliği yeniden onaya tabidir.
Modüler hizmet yapısı
Hizmetler tek tek alınabilir; bütünleşik bir programa geçiş her aşamada mümkündür.