Çin’den gelecek denetim heyetine hazırlık: tercümanla çalışmanın 7 kuralı

Çin pazarına ürün veren veya Çinli bir grubun tedarik zincirinde yer alan tesisler, genellikle iki ila üç gün süren denetimlerle karşılaşır. CCC (China Compulsory Certification) kapsamındaki fabrika denetimleri, sertifikasyon kuruluşlarının periyodik gözetim ziyaretleri ve müşteri denetimleri benzer bir akış izler. Bu akışta tercümanın rolü, çoğu zaman sanıldığından daha belirleyicidir.

1. Gündemi ve kapsamı önceden paylaşın

Tercümanın denetimden önce gündemi, denetlenecek ürün grubunu ve referans standartları bilmesi gerekir. Hangi prosedürlerin inceleneceği önceden biliniyorsa, terim hazırlığı da doğrudan o prosedürler üzerinden yapılır.

2. Kalite dokümanlarından bir terim listesi çıkarın

Kalite el kitabı, kontrol planı, kalibrasyon kayıtları ve bir önceki denetim raporu, terim listesinin temel kaynaklarıdır. Tesiste kullanılan kısaltmaların ve iç adlandırmaların karşılığı denetimden önce netleşmelidir; saha turunda bir makinenin iç adını açıklamak için harcanan her dakika denetim süresinden düşer.

3. Açılış toplantısında kimin konuşacağını belirleyin

Tesis adına kimin sunum yapacağı, soruları kimin yanıtlayacağı ve karar gerektiren konularda kimin söz alacağı önceden belirlenmelidir. Aynı soruya birden fazla kişinin farklı cevap vermesi, denetçi tarafından tutarsızlık olarak algılanabilir.

4. Kısa ve tamamlanmış cümlelerle cevap verin

Ardıl tercümede uzun ve iç içe geçmiş cümleler anlam kaybı riskini artırır. Cevabın kısa bölümler halinde verilmesi ve her bölümün tercümesi tamamlandıktan sonra devam edilmesi, denetçinin cevabı eksiksiz almasını sağlar.

5. Emin olunmayan konuda tahmin yürütmeyin

Bir soruya kesin cevap verilemiyorsa, kaydın kontrol edilip dönüleceğini belirtmek tahmini bir cevaptan daha doğrudur. Tercüman cevabı yorumlamaz veya tamamlamaz; söyleneni aktarır. Cevabın içeriği tesis ekibinin sorumluluğundadır.

6. Bulguları kapanış toplantısında netleştirin

Kapanış toplantısında okunan her bulgu, hangi maddeye ve hangi kayda dayandığıyla birlikte teyit edilmelidir. Bir bulgunun kapsamı toplantıda netleşmezse, düzeltici faaliyet planı yanlış hedefe yönelebilir.

7. Düzeltici faaliyet yazışmalarını aynı terimlerle yürütün

Denetim sonrasında hazırlanan düzeltici faaliyet raporları ve kanıt dokümanları, denetim sırasında kullanılan terimlerle tutarlı olmalıdır. Farklı belgelerde farklı karşılıklar kullanılması, kapatılması beklenen bir bulgunun yeniden sorgulanmasına yol açabilir.