Çinli tedarikçiyle iletişimi kolaylaştıran 5 alışkanlık

Çinli bir tedarikçiyle çalışırken en çok vakit kaybedilen yer çoğu zaman fiyat pazarlığı değil, günlük iletişimin kendisidir. Aşağıdaki alışkanlıklar hem süreci hızlandırır hem de sonradan çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır. Çalışmaya başlamadan önce Çin tedarikçi doğrulama yapılmışsa, iletişim de en baştan doğru muhatapla kurulur.

1. Fiyat en sona bırakılır

İlk mesajda fiyat sorulduğunda karşı taraf en uygun koşulları varsayarak bir rakam verir. Sonradan gelen her talep — daha küçük parti, daha iyi ambalaj, daha kısa süre — fiyatı yukarı çekmek için gerekçe olur. Önce ürün ve koşullar netleştirilir, fiyat ondan sonra sorulur.

2. Her tur kısa bir özetle kapatılır

Görüşmenin sonunda anlaşılan maddeler numaralı bir mesajla özetlenip onay istenir. Bu özet hem karşı tarafı netleştirir hem de ileride sözleşmeye dönüşecek iskeleti oluşturur.

3. Kritik konular yazılı konuşulur

Sesli mesaj hızlıdır ama sonradan aranamaz ve alıntılanamaz. Fiyat, tarih ve teknik detay gibi konuların yazılı olarak konuşulması, aylar sonra ihtiyaç duyulduğunda belirleyici olur.

4. “Olur” cevabı netleştirilir

Olumlu bir cevap bazen “kabul ediyorum”, bazen yalnızca “teknik olarak yapılabilir” anlamına gelir. Fiyat veya süre etkisi olan taleplerde, cevabın hangisi olduğu bedeliyle birlikte sorulmalıdır.

5. Tek bir muhatap belirlenir

Firma içinden farklı kişilerin farklı konularda yazması karşı tarafta karışıklık yaratır. Tek bir iletişim noktası belirlemek hem hızı hem tutarlılığı artırır.

Bu alışkanlıklar kurum içinde uygulanabilir. Yazışma trafiğinin yoğun olduğu durumlarda iletişim yönetiminin tamamı Çince yazışma hizmeti kapsamına alınabilir.